SIMAWA

Sistem informasi mahasiswa

SOP Konseling

MEKANISME BIMBINGAN KONSELING

  1. Anaslisis Kebutuhan

Program layanan bimbingan dan konseling dirancang sesuai dengan data kebutuhan Mahasiswa, Kampus, dan orangtua. Data kebutuhan dikumpulkan dan ditelaah untuk memperbaharui tujuan dan rencana program bimbingan dan konseling. Bimbingan dan konseling telah direncanakan, dilaksanakan, dan dievaluasi serta ditindak lanjuti sesuai dengan prioritas data kebutuhan yang difasilitasi pemenuhanya dalam bidang dan komponen bimbingan dan konseling.

  1. Perencanaan

Perencanaan (action plans) sebagai alat yang berguna untuk merespon kebutuhan yang telah teridentifikasi, mengimplementasikan tahap-tahap khusus untuk memenuhi kebutuhan, dan mengidentifikasi fihak yang bertanggungjawab terhadap setiap tahap, serta mengatur jadwal dalam program tahunan dan semesteran serta pengimplementasiannya.
Sehingga, sejak awal sudah dirancang secara efisiensi dan keefektivan program dan rencana pengukuran akuntabilitasnya. Program layanan bimbingan dan konseling direncanakan sebagai program tahunan dan program semesteran.

  1. Pelaksanaan

Aspek pertama adalah penggunaan data. Kumpulan data akan memberikan informasi yang penting dalam pelaksanaan program layanan dan akan diperlukan dalam mengevaluasi program dalam kaitannya dengan kemajuan yang diraih Mahasiswa/konseli. Data dikumpulkan sepanjang proses pelaksanaan bimbingan dan konseling sehubungan dengan perencanaan apa yang dikerjakan, apa yang tidak dikerjakan, apa yang berubah atau ditingkatkan.

Aspek kedua adalah penggunaan waktu yang tersebar dalam kalender akademik. Oleh karena itu, Proporsi waktu perencanaan dan pelaksanaan setiap komponen dan bidang bimbingan dan konseling juga harus memperhatikan tingkat satuan pendidikan, kebutuhan Mahasiswa, jumlah konselor atau guru bimbingan dan konseling, jumlah Mahasiswa yang dilayani.

  1. Evaluasi

Evaluasi dalam bimbingan dan konseling merupakan proses pembuatan pertimbangan secara sistematis mengenai keefektivan dalam mencapai tujuan program bimbingan dan konseling berdasar pada ukuran (standar) tertentu.
Dengan demikian evaluasi merupakan proses sistematis dalam mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang efisiensi, keefektivan, dan dampak dari program dan layanan bimbingan dan konseling terhadap perkembangan pribadi, sosial belajar, dan karir Mahasiswa/konseli. Evaluasi berkaitan dengan akuntabilitas yaitu sebagai ukuran seberapa besar tujuan bimbingan dan konseling telah dicapai.

  1. Pelaporan

Pelaporan proses dan hasil dari pelaksanaan program bertujuan untuk menjawab pertanyaan bagaimana Mahasiswa berkembang sebagai hasil dari layanan bimbingan dan konseling. Laporan akan digunakan sebagai pendukung program lanjutan untuk menjamin keberhasilan pelaksanaan program selanjutnya.

  1. Tindak Lanjut

Tindak lanjut atas laporan program dan pelaksanaan layanan bimbingan dan konseling akan menjadi sebuha alat yang sangat penting dalam tindak lanjut untuk mendukung program sejalan dengan yang sudah direncanakan, mendukung setiap Mahasiswa yang dilayani, mendukung digunakannya materi yang sesuai, mendokumentasi proses, persepsi, dan hasil program secara rinci, mendokumentasi dampak jangka pendek, menengah dan jangka panjang, atas analisis keefektivan program digunakan untuk mengambil keputusan apakah program dilanjutkan, lalu direvisi, atau dihentikan, meningkatkan program, serta digunakan untuk mendukung perubahan.

 

C. Alur/Langkah Konseling Mahasiswa Daring via WhatsApp

Kontak Konselor : 089542189210 (Billdy Saputro,M.Kons)

1. Pengajuan Permohonan Konseling

Mahasiswa menghubungi nomor WhatsApp layanan konseling resmi Univet Bantara atau mengisi formulir pendaftaran konseling.

Data awal yang dikirim mahasiswa:

  • Nama lengkap
  • NIM
  • Program studi/fakultas
  • Semester
  • Nomor WhatsApp aktif
  • Permasalahan singkat yang ingin dikonsultasikan
  • Waktu yang diinginkan untuk konseling

Contoh format pesan mahasiswa:

Halo, saya ingin mengajukan layanan konseling mahasiswa.
Nama: …
NIM: …
Prodi: …
Semester: …
Keluhan singkat: …
Waktu yang bisa: …

2. Verifikasi dan Respon Awal Admin

Admin/pendamping layanan memeriksa identitas mahasiswa dan merespons permohonan.

Langkah admin:

  1. Mengucapkan salam dan menyambut mahasiswa.
  2. Memastikan identitas mahasiswa benar.
  3. Menjelaskan bahwa layanan bersifat rahasia.
  4. Menjelaskan alur singkat konseling daring.
  5. Menawarkan jadwal konseling dengan konselor.

Contoh respon admin:

Terima kasih telah menghubungi Layanan Konseling Mahasiswa Univet Bantara.
Data Anda sudah kami terima. Layanan ini bersifat rahasia. Selanjutnya kami akan menjadwalkan sesi konseling dengan konselor sesuai ketersediaan waktu.

3. Skrining Awal / Asesmen Singkat

Sebelum sesi dimulai, admin atau konselor melakukan asesmen awal untuk mengetahui tingkat urgensi masalah.

Hal yang ditanyakan:

  • masalah utama yang sedang dialami,
  • sudah berapa lama masalah terjadi,
  • dampaknya terhadap kuliah/aktivitas sehari-hari,
  • apakah mahasiswa merasa sangat tertekan,
  • apakah ada kondisi darurat (misalnya keinginan menyakiti diri, kekerasan, ancaman serius, dll.).

Kategori hasil skrining:

a. Ringan
Misal: bingung belajar, motivasi turun, adaptasi kuliah, konflik teman ringan.

b. Sedang
Misal: stres akademik berat, konflik keluarga/pacar yang mengganggu kuliah, kecemasan berulang.

c. Darurat/Krisis
Misal: indikasi menyakiti diri, ancaman bunuh diri, kekerasan, kondisi psikis berat.

Jika masuk kategori darurat, mahasiswa tidak cukup ditangani hanya lewat chat dan perlu segera diarahkan ke penanganan lanjutan/rujukan serta pendampingan cepat.

4. Penjadwalan Sesi Konseling

Setelah skrining, admin menjadwalkan sesi dengan konselor.

Isi pesan jadwal:

  • nama konselor,
  • hari/tanggal,
  • jam,
  • media yang digunakan (chat/telepon/video call),
  • estimasi durasi (misalnya 30–60 menit),
  • aturan selama sesi.

Contoh pesan admin:

Sesi konseling Anda dijadwalkan pada:
Hari/Tanggal: …
Waktu: … WIB
Konselor: …
Media: WhatsApp Chat/Call
Durasi: 45 menit

5. Persetujuan Konseling dan Kerahasiaan

Sebelum sesi dimulai, mahasiswa diminta menyetujui ketentuan layanan.

Isi persetujuan:

  1. konseling dilakukan secara daring melalui WhatsApp,
  2. data dan isi konseling dijaga kerahasiaannya,
  3. mahasiswa bersedia mengikuti sesi dengan tertib,
  4. layanan ini bukan layanan medis darurat,
  5. jika ditemukan risiko tinggi, konselor dapat menyarankan rujukan/pendampingan lanjutan.

Contoh pernyataan singkat:

Saya bersedia mengikuti layanan konseling daring melalui WhatsApp dan memahami bahwa layanan ini bersifat rahasia serta dapat dirujuk apabila diperlukan penanganan lanjutan.

6. Pelaksanaan Sesi Konseling

Sesi dilakukan oleh konselor sesuai jadwal.

Tahapan sesi konseling:

a. Pembukaan / Building Rapport

Konselor:

  • menyapa mahasiswa,
  • memperkenalkan diri,
  • menegaskan kerahasiaan,
  • menciptakan suasana aman dan nyaman.

Contoh pembuka:

Halo, terima kasih sudah bersedia mengikuti sesi ini. Saya akan mendampingi Anda. Silakan ceritakan dengan nyaman, dan apa yang Anda sampaikan akan dijaga kerahasiaannya sesuai ketentuan layanan.

. Dokumentasi Hasil Konseling

Setelah sesi selesai, konselor membuat catatan layanan secara ringkas dan aman.

Format dokumentasi minimal:

  • Nama/NIM mahasiswa
  • Tanggal sesi
  • Media layanan (WA chat/call/video call)
  • Keluhan utama
  • Ringkasan hasil asesmen
  • Intervensi yang diberikan
  • Kesepakatan tindak lanjut
  • Jadwal sesi berikutnya (jika ada)
  • Status: selesai / lanjut / rujuk

Dokumentasi disimpan oleh unit layanan secara terbatas dan rahasia.

8. Tindak Lanjut (Follow Up)

Konselor atau admin menghubungi mahasiswa kembali sesuai kebutuhan.

Bentuk tindak lanjut:

  • pesan WhatsApp 3–7 hari setelah sesi,
  • evaluasi kondisi mahasiswa,
  • memastikan rencana tindak lanjut dijalankan,
  • menawarkan sesi lanjutan bila diperlukan.